Doanh nghiệp quản lý dụng cụ văn phòng phẩm một cách thông minh trong 6 bước sau
Quản lý dụng cụ văn phòng phẩm là công việc khiến nhiá»u ngÆ°á»i lầm tưởng rất dá»… dà ng nếu chỉ nhìn từ bên ngoà i, nhÆ°ng thá»±c chất nó lại khiến nhiá»u ngÆ°á»i cảm thấy mệt má»i vì Ä‘á»™ khó khi có quá nhiá»u công cụ cần phải phân loại và sắp xếp.
Vấn Ä‘á» lá»›n nhất được đặt ra cho tất cả nhÅ©ng ngÆ°á»i là m công việc quản lý văn phòng phẩm chÃnh là là m thế nà o để quản lý dụng cụ văn phòng phẩm tốt nhất nhÆ°ng cÅ©ng phải đảm bảo tiết kiệm chi phà tối Ä‘a.Nhiá»u ngÆ°á»i Ä‘ang mất thá»i gian loay hoay đê tìm cách phân loại, sắp xếp văn phòng phẩm của công ty mình, không cần tìm nữa, bà i viết nà y đã có đủ má»i thứ bạn cần.
Bước 1: Rà soát danh mục văn phòng phẩm hiện có
Tại kho đang có những món đồ nà o, số lượng ra sao, các nhân viên đang có những dũng cụ gì,.. bạn nên kiểm tra trước để có một số liệu chắc chắn.
BÆ°á»›c nà y sẽ giúp Ãch bạn khi lên danh sách danh mục đồ cần mua má»›i và bổ sung trong tÆ°Æ¡ng lai.
BÆ°á»›c 2: Láºp danh sách các dụng cụ cần mua thêm
Sau khi kê khai số lượng văn phòng phẩm còn lại bạn sẽ đồng thá»i nắm được những loại nà o có số lượng cần dùng nhiá»u nhât, loại nà o Ãt nhất và những loại nà o không sá» dụng, từ đây sẽ là cÆ¡ sở cho bạn liệt kê ra số lượng các dụng cần mua cho công ty trong khoảng 3 tháng tá»›i.
Bước 3: SỠdụng lại các dụng cụ văn phòng phẩm
Nên Ä‘Æ°a ra danh sách các dụng cụ có thể sá» dụng lại và khuyến khÃch má»i ngÆ°á»i trong công ty là m Ä‘iá»u nà y.
Các váºt dụng nhÆ° bìa cứng, cặp Ä‘á»±ng tà i liệu hay giấy A4 Ä‘á»u có thể được sỠđụng lại, không những giảm thiểu lượng rác thải ra môi trÆ°á»ng mà còn tiết kiệm má»™t khoản chi phà lá»›n cho công ty.
BÆ°á»›c 4: Chá»n công ty cung cấp văn phòng phẩm
Vá»›i việc đặt mua các váºt dụng trong danh sách đã láºp ra từ 2 bÆ°á»›c đầu tiên, đầu tiên hãy há»i thăm những ngÆ°á»i có kinh nghiệm trÆ°á»›c đó để có được má»™t số tên nhà phân phối chất lượng, sau đó bạn tiến hà nh so sách mẫu mã và chất lượng cÅ©ng nhÆ° giá tiá»n của các váºt dụng vá»›i nhau, tÃnh toán xem mua ở đâu chất lượng và có lợi vá» kinh tế nhất cho công ty bạn.
Bước 5: Quản lý nơi lưu trữ
Thông thÆ°á»ng nếu không được táºp trung tại má»™t nÆ¡i cố định, dụng cụ sẽ bị phân tán khắp nÆ¡i cÅ©ng, kho nên rá»™ng rãi và thoáng mát nhằm giữ chất lượng cho văn phòng phẩm cÅ©ng nhÆ° giảm thiểu các tai nạn cháy nổ không móng muốn.
Vì lÆ°u giữ rất nhiá»u dụng cụ mà an toà n của kho trở nên rất quan trá»ng, ngoà i việc cần sắp xếp cẩn tháºn số lượng và phân loại các dụng cụ trong kho nhằm trách sá»± lá»™n xá»™n và tiết kiệm thá»i gian tìm kiếm khi cần, thì yếu tố an toà n của kho cÅ©ng rất quan trá»ng, nên phân ra bá»™ pháºn bảo vệ kho riêng hay có các biện pháp đảm bảo an toà n nhÆ°: Khóa cá»a hay tìm ngÆ°á»i kiểm soát danh tÃnh những ngÆ°á»i đã ra và o kho.
BÆ°á»›c 6: ThÆ°á»ng xuyên theo dõi
Dữ liệu văn phòng phẩn nên được update thÆ°á»ng xuyên, nhiá»u công ty duy trì kiểm tra 1 tuần má»™t lần nhÆ°ng bạn có thể định ra thá»i gian lâu hÆ¡n tùy và o các tÃnh chất và tốc Ä‘á»™ sá» dụng của công ty bạn, ngoà i đảm bảo không hết Ä‘á»™t ngá»™t khi Ä‘ang cần sá» dụng mà còn giúp bạn mua được giá há»i nếu nắm bắt được các đợt khuyến mãi hay xả kho tại các nhà phân phối.
Hy vá»ng vá»›i những chia sẻ trên sẽ giúp Ãch bạn quản lý văn phòng phẩm dá»… dà ng hÆ¡n cÅ©ng nhÆ° chi phà doanh nghiệp sẽ được thu văn phòng phẩm chÃnh hãng gá»n. Ngoà i ra bạn nên tham khảo các cách là m của những ngÆ°á»i có kinh nghiệm từ trÆ°á»›c để ngà y cà ng nâng cao khả năng sắp sếp quản lý của mình.
Báºt mà các cách chá»n mua những loại văn phòng phẩm thÃch hợp vá»›i nÆ¡i là m việc
Công việc của các bạn sẽ không thể thuáºn tiện và còn bị cháºm tiến Ä‘á»™ nếu nhÆ° văn phòng của bạn không có đầy đủ những váºt phẩm quan trá»ng phục vụ cho việc hoạt Ä‘á»™ng, vì váºy váºt phẩm văn phòng là những thứ cá»±c cần thiết cho công việc của bạn.Thế nên chá»n lá»c các loại váºt phẩm sá» dụng cho văn phòng của bạn nhÆ° thế nà o vá»›i giá vừa phải cÅ©ng rất quan trá»ng và cần thiết.
Tại sao nên lá»±a chá»n nhà cung cấp uy tÃn đồng bá»™ văn phòng phẩm. Các công ty hay doanh nghiệp hiện nay thÆ°á»ng không có sản phẩm văn phòng dá»± trữ trÆ°á»›c do thÆ°á»ng mua trá»±c tiếp sản phẩm nhá» lẻ. Hầu nhÆ° các doanh nghiệp thÆ°á»ng không có kho hoặc diện tÃch kho nhá» không đủ chứa lÆ°u thì mua trá»±c tiếp sẽ đảm bảo, tuy váºy khi có vấn Ä‘á» công việc cần giải quyết gấp sẽ khá bất tiện khi phải trì hoãn, chỠđợi.
ÄÆ°a sá» dụng các thiết bị văn phòng, chắc chắn theo thá»i gian và công năng sá» dụng mà dần dần các thiết bị sẽ gặp vấn Ä‘á» hao mòn hay trục trặc há»ng hóc. Lúc đó, công ty hay doanh nghiệp sẽ phải mất thá»i gian, trì hoãn các công việc để đợi các nhà cung cấp tá»›i kiểm tra - sá»a chữa các loại máy móc váºt phẩm và có thể gây tổn thất lá»›n.
Bạn cÅ©ng biết rằng không phải lúc nà o bạn cÅ©ng có thể tìm kiếm hay gá»i Ä‘iện, tra internet,... được ngay nhà cung cấp sá»a chữa uy tÃn, đảm bảo chất lượng và sẵn sà ng đến kiểm tra luôn hiện tại. Thêm và o đó, việc thanh toán mua bán số lượng lá»›n các loại văn phòng phẩm từ các nhà cung cấp uy tÃn bao giá» cÅ©ng sẽ có giá thà nh tiết kiệm, hấp dẫn, phù hợp hÆ¡n khi mua lẻ.
Sá»± lá»±a chá»n đồng bá»™ thiết bị và sản phẩm văn phòng từ nhà cung cấp uy tÃn sẽ đảm bảo được chất lượng, tiện lợi nhanh chóng trong xá» lý vấn Ä‘á» và phong cách phục vụ chuyên nghiệp sẽ Ä‘em lại sá»± hà i lòng, tin tưởng cho doanh nghiệp, công ty. Và nên dá»± trữ trong văn phòng má»™t số đồ dùng thiết yếu Ä‘á» phòng có vấn Ä‘á» cần xá» lý.
Các loại sản phẩm văn phòng nên tránh
Sản phẩm văn phòng phẩm có giá quá thấp so vá»›i thị trÆ°á»ng chung: vá»›i những loại sản phẩm nà y sẽ thÆ°á»ng là hà ng trôi nổi, nháºp láºu hay không có nguồn gốc xuất xứ rõ rà ng nên sẽ không đảm bảo chất lượng khi Ä‘Æ°a và o sá» dụng.Công việc tại công ty bạn sẽ phải trì hoãn, gián Ä‘oạn khi gặp sá»± cố không đáng có.
Những váºt phẩm văn phòng mang mẫu khác: xuất hiện trôi nổi trên thị trÆ°á»ng vá»›i mẫu mã khác và lạ nên bắt mắt nhÆ°ng những sản phẩm nà y chỉ được mua bán lÆ°u thông trong thá»i gian ngắn mang tÃnh thá»i vụ để câu khách hà ng, vá» sau khi không đảm bảo được giá trị và chất lượng sẽ tá»± biến mất khá»i thị trÆ°á»ng. Các sản phẩm văn phòng phẩm hà ng giả hoặc hà ng nhái: sản phẩm thuá»™c nhóm nà y chắc chắn kém chất lượng nhÆ°ng có mẫu mã giả tinh vi nhÆ° hà ng tháºt, các dấu hiệu nháºn biết và phân biệt không há» dá»… dà ng chút nà o vá»›i cả những ngÆ°á»i văn phòng phẩm huyện bình chánh được cho là có kinh nghiệm mua bán.
Do chất lượng kém nên thá»i gian sá» dụng sẽ hạn chế và thÆ°á»ng xuyên xảy ra sá»± cố, há»ng hóc không đáng, gây ảnh hưởng đến công việc và tổn thất cho công ty, doanh nghiệp. Do váºy, để tránh “tiá»n mất táºt mang†hãy lá»±a chá»n sáng suốt má»™t nhà cung cấp sản phẩm uy tÃn và đảm bảo chất lượng để không phải bá» ra má»™t số tiá»n lá»›p mà lại không có chất lượng mong muốn.
Kinh nghiệm bá» túi khi chá»n các văn phòng phẩm
DÆ°á»›i đây là má»™t số lÆ°u ý khi lá»±a chá»n văn phòng phẩm.
Lá»±a chá»n những sản phẩm được ngÆ°á»i tiêu dùng tin tưởng.
Giá thà nh ổn định, phù hợp và Ãt biến Ä‘á»™ng.
Cách sá» dụng cá»±c Ä‘Æ¡n giản, dá»… dà ng sá»a chữa, thay thế khi gặp trục trặc, sá»± cố.
Không nên lá»±a chá»n chỉ má»™t loại sản phẩm.
Sản phẩm váºt phẩm văn phòng mang thÆ°Æ¡ng hiệu uy tÃn.
Các nhà sản xuất thiết bị, sản phẩm văn phòng phẩm có thÆ°Æ¡ng hiệu uy tÃn sẽ có kinh nghiệm và các nghiên cứu cụ thể Ä‘em đến những sản phẩm đảm bảo chất lượng, Ä‘em để sá»± công ty văn phòng phẩm yên tâm khi sá» dụng vá»›i nhiá»u mẫu mã, kiểu dáng Ä‘a dạng phong phú cho bạn lá»±a chá»n.